ביעור מסמכים וארכיב דיגיטלי - איך להיפטר מהניירת בארגון שלי?

מאמרים » מאמרים, עדכונים ומה שבינהם
 

 

ComsignComsign

סיפורו של חוק ביעור מסמכים מתחיל אי שם בשנת 2012 שבה מחליטה רשות המיסים להתקדם וליישר קו עם האמצעים הטכנולוגיים הקיימים, ולאפשר מתחילת 2013 סריקת מסמכים מספקים כגון חשבוניות מס, תעודות משלוח וכו' לתוך מערכת ה-ERP בארגון ובכך בעצם לחסוך את שמירת המסמכים בקלסרים פיזית למשך 7 שנים.

על פניו, מהלך נכון, טוב ומקל על הארגון. אך כמו כל דבר בירוקרטי, הוא מתחיל טוב ומסתבך ככל שמעמיקים בו. מאמר זה נועד לעשות סדר לכל אותם האנשים שרוצים להיפטר מכל הקלסרים מפוצצי החשבוניות, שתופסים הרים של מקום בבואנו לשמור אותם 7 שנים כמתחייב על פי חוק. קיבצתי לכם את כל השאלות שנשאלתי עליהם בעניין בשנים האחרונות על ידי לקוחותיי השונים. לשאלות נוספות ולהבהרות נוספות אתם מומנים ליצור קשר עימי. 

 

מה הקשר בין ביעור מסמכים לחשבוניות ממוחשבת?
אין קשר! וזה מבלבל מאוד. חוק ביעור מסמכים נועד לאפשר לנו להיפטר ממסמכים חיצוניים (הארד-קופי) שקיבלנו מספקים (כגון חשבוניות, תעודות משלוח וכו'). שמדובר על חשבונית דיגיטלית ממוחשבת שאנו מוציאים ללקוח הכוונה היא למסמך שבין וכה נמצא במחשב ולכן אין מה לבער ולכן אין קשר בין שני הדברים.
  

לאיזה מסמכים החוק מתייחס?
שוברי קבלה, תעודות משלוח, חשבוניות, חשבוניות מס, הודעות זיכוי והזמנות שקיבלנו מספקים (הרגולטור קורא לזה "תיעוד חוץ").  אלו המסמכים אליהם כיוון הרגולטור בבואו לחסוך לנו את העבודה בתיוק המסמכים ובאחסונם הפיזי.

ומהו בדיוק דורש החוק מבחינת הליך הסריקה?
הדרישה היא שהסריקה תהיה ממוחשבת (דהיינו מסורק רגיל שיש לכולנו), תעשה בשלמותה (קריאה ומובנת) ותאוחסן במערכת ה-ERP של הארגון ("ארכיב דיגיטלי" בלשון החוק) תוך עמידה בכללים מסויימים. עד כאן נשמע פשוט, אך הרוגלטור רוצה לוודא שהמסמך יישאר שלם ומקורי, ושאף גורם זר לא ישנה או יזייף אותו. לכן הוא דורש שהמסמך ייחתם בחתימה דיגיטלית מאושרת של שני אנשים שונים בארגון ובכך לוודא שהמסמך אכן מקורי ולא מזוייף.

 
מה זה חתימה דיגיטלית מאושרת?
חתימה דיגיטלית מאושרת היא חתימה שגורם שלישי המכונה "גורם מאשר", זיהה את החותם בה, הנפיק תעודה המעידה על הזיהוי, והתעודה מלווה את החתימה.


כרטיס של קומסיין
מאיפה אני משיג את כרטיסי החיתום הללו? מי הוא אותו גורם מאשר?
במכרז על הנפקת הכרטיסים ומתן אישורים זכו שתי חברות - חברת ComSign וחברת פרסונל איי.די, מחירם עומד על כ-300 ש"ח לשנתיים. בבואך להזמין את הכרטיס, עליך לחתום על מספר מסמכים המסבירים את תוקפו המשפטי של חתימתו הדיגיטלית. לדרכי הגעה ויצירת קשר עם החברות הללו אתם מוזמנים ללחוץ כאן.

 

האם זה צריך להיות 2 אנשים מהנהלת החשבונות בארגון? 
לא, לרשות המיסים זה לא משנה מי הם אותם האנשים. העיקר שיהיו 2 אנשים ממונים ע"י הארגון לחתימת המסמכים וברשותם ישנו כרטיס חיתום דיגיטלי (של חברת קומסיין למשל - ראה תמונה). 
 
 
ואם בכל זאת מישהו יערוך את החשבונית הסרוקה?
מאותו הרגע שהמסמך נחתם דיגיטלית, בכל שינוי שייתבצע בו (אם בעורך PDF או WORD) החתימות הדיגיטלית יימחקו מהמסמך והוא אינו יעמוד בחוק.

אז סרקתי, חתימתי ב-2 חתימות, קישרתי ל-ERP ועכשיו אני יכול לבער את המסמך הפיזי?
אז זהו שלא. עליך לשמור את המסמך המקורי עד להגשת דוח ניכוי במקור מספקים (טופס 856) ואת דוחו"ת המס לאותה שנת מס (לפי סעיף 131 לפקודה). לאלו הפחות מבינים בענייני המס ודומיהם, המשמעות של הדברים ברמה המעשית היא שעליך לשמור את המסמך למשך שנה עד לסיום הדיווחים של רואה החשבון או הנהלת החשבונות בארגון. 

אז אני צריך לשמור בכל מקרה שנה את המסמכים הסרוקים! אז מה בדיוק חסכתי פה?
קודם כל, חסכת 6 שנים של ארכיון קלסרים מסואב שתופס מקום רב של אחסון. מה גם, שבכל רגע בו תרצה לגשת למסמך כזו או אחר, לא יידרש ממך דבר מלבד להפעיל שאילתה במערכת ה-ERP שלך ולא תצטרך לצאת למסע בין ארגזי הקלסרים.


אוקיי. אז להשמיד אותו עד סוף השנה אני לא יכול... אך האם עליי לתייק אותו?
ממש לא. אין לך מה לתייק את המסמך עצמו לתוך קלסרים. הרי החשבונית כבר נמצאת חתומה במערכת ה-ERP שלך, כל מה שעליך לעשות הוא להניח את המסמך הפיזי בתוך ארגז ולהמתין עד לסוף השנה ולהשלמת הגשת הדו"חות שפירטתי עליהם למעלה. לאחר הגשת הדו"חות, מותר לך על פי חוק לבער את כל המסמכים ובעצם לזרוק אותם.

ומה אם קיבלתי חשבונית ממוחשבת במייל? למשל מבזק או מהוט?
במקרה כזה אינך צריך להדפיס את המסמך ולסרוק אותו ב-2 חתימות דיגיטליות כי המסמך כבר מגיע חתום מהספק. מה שעליך לעשות הוא פשוט לקשר את החשבונית הדיגיטלית למערכת ה-ERP שלך ותו לו. מודול שיוך מיילים וקבצים למערכת ה-ERP עונה על הצורך הזה. חשוב לציין שהחוק אוסר ממש על הדפסה של חשבונית ממוחשבת וסריקתה ב-2 חתימות שכן כבר מדובר במסמך ממוחשב חתום שלא יכול להשתנות, ולכן אין בזה צורך.


מס הכנסה אוהב את כל הרעיון הזה? או שהוא יתחיל לחקור אותי?
התשובה כאן היא חד משמעית - מאוד אוהב! רשות המיסים היא המובילה של כל החוק והתהליך הזה, ולכן היא מדברנת יותר ויותר עסקים וארגונים לעבור לארכיב דיגיטלי. יותר ויותר מכרים ולקוחות מספרים לי שמס הכנסה מתרשם בביקורות מהעובדה שהינם מבערים מסמכים. לסקפטיים עוד שבינכם, אני מזמין לקרוא את מסמך שרשות המיסים הוציאה בעניין כאן.

מהם הכללים המסויימים שבהם מערכת הה-ERP שלי צריכה לעמוד לצורך ביעור המסמכים?
ברמת העיקרון מערכת ה-ERP שלך צריכה לדעת לזהות את המשתמש הסורק, סוג המסך (PDF או WORD), מספר הח.פ של הספק, תאריך המסמך, מס' החשבונית ותאריך סריקת המסמך. כמו כן צריכה להיות האפשרות למצוא מסמך באמצעות שאילתה על פי אחד משדות אלה ולייצא את כל הנתונים לקובץ רשומה אלקטרונית (למשל קובץ EXCEL). כמו כן דורש החוק עוד כמה ניואנסים קטנים שקצרה המקלדת מלהכיל אך אתם מוזמנים ליצור קשר להרחבה בנושא. בכל מקרה מערכת ה-PrioriScan עומדת בכל אלו ואף יותר מכך.


יש ברשותי מערכת פריוריטי, האם היא עומדת בכל הדרישות של החוק?
מערכת פריוריטי שלעצמה אינה עומדת בדרישות החוק, אך קיים מוצר בשם PrioriScan שנותן פתרון מקיף לחוק ולעניין. PrioiScan יודעת לסרוק מסמך בלחיצת כפתור אחת לתוך מסך הנספחים בתעודות השונות תוך כדי חתימתו הדיגיטלית ב-2 חתימות מאושרות. אפשר לקרוא על המערכת כאן.


אני רוצה לקבל פרטים נוספים ויש לי עוד המון שאלות, איך פונים אליכם?
באם יש לך עוד שאלות, או שאתה זקוק להבהרות נוספת, אתה מוזמן ליצור קשר עימי כאן או בנייד 054-4672812.
כמו כן אפשר לשלוח מייל ל-Yossi@eshkol-it.co.il.

 
 
גירסת הדפסה   |   שלח לחבר